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问题:

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“杨律你好，我是本地公司的一名HR manager，我有一个关于如何进行员工犯错内部调查（domestic inquiry）的法律问题想要向你咨询。”

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“是这样的，我们公司最近接到一名女性员工的投诉指控一位男性同事在工作期间存在性骚扰行为(workplace harrassment)，向她使用具有性涵意的语言以及未经过她同意对她有不适当的肢体接触等等。“

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”考虑到在这之前已经有针对该名男性雇员关于性骚扰的类似投诉，我们公司有意展开内部调查并在调查属实的情况下对该员工采取解雇(employment dismissal)的措施。”

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” 据我了解马来西亚的法律十分保护员工， 因此我们想要依照法律进行完整的DI收据充足证据以防我们在解雇该名员工后对方跑去劳资关系部(Industrial Relations Department) 投诉我们。“

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”请问您能否能向我们解释如何展开内部调查的步骤，并提供相关的法律建议？谢谢。”

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回答:

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1.    在职场管理中，雇主时常会遇到员工行为失当或违反公司政策的情况发生。
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2.   根据劳工法Section 14(1) of the Employment Act 1955，公司不能仅凭片面之词辞退员工。而必须先经过调查 (Due Inquiry)才可以解雇或惩罚有违纪行为(misconduct)的员工。

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3.    而在马来西亚，比较常见也受劳工部/工业法庭接受的做法是进行内部调查(Domestic Inquiry)，这不止提供员工辩解的机会，也提供给雇主找出与案件有关的所有事实以及相关证据。

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4.    而在这一期法律文章里，我们讲解释如何展开内部调查的步骤。如果您向了解更多关于劳工法律的相关信息，您可以向我们的律所预约一个时间找我们的律师咨询:-

第一步：发出解释信 （show cause letter）

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“解释信” 顾名思义，是一封明确列出员工涉嫌违纪行为的信件，指出具体的关切和指控，并为员工提供一个限期，让其书面回应。

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一封符合标准的解释信必须要有:

• 清晰、直接且易于理解的语言。
• 参考公司政策(company policies)或雇佣合同(employment contract)中的相关条款。
• 对涉嫌违纪行为的精确解释（如：攻击、性骚扰、不服从命令的细节如发生时间地点等等）
• 明确要求员工在限期内（通常7-14天）提供书面答复

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第二步：员工停职 (suspension)

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第二步可以跟第一步同时进行，或者是等到收到员工书面解释后，雇主不满意其解释并觉得有必要跟深入调查才进行（视员工的犯错性质或严重程度而定）。

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雇主可以出一封停职信（suspension letter）或者内部调查通知(notice of domestic inquiry)，通知犯错员工公司觉得有必要进行内部调查，避免干预调查过程要求员工停职。停职的最长时间通常不超过两周，期间员工可获得半薪补贴。

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需注意根据劳工法第14条文，若员工最终被判无罪，公司则需补发剩余工资。

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第三步： 内部调查听证会做准备 (preparation of Domestic Inquiry)

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第三步则是任命内部调查委员会(Panel of Domestic Inquiry)（至少3位人士）。 该调查委员会应由与事件无直接或间接关系的公司雇员组成。这些雇员应为比被指控员工更高级别的人员，且最好来自不同部门没有利益关系。委员会成员应对指控内容无事先了解，且未参与任何前期调查工作。

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在这期间，公司也需为员工提供协助。 被指控的员工应获得充足的准备时间应对听证会（通常14天）。此外员工也必须获得相关信息如听证细节的日期以及时间的书面通知，以及被告知他拥有携带自己的文件以及证人辩护的权利。

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内部调查以及文件准备: 在此阶段，公司应对员工的指控展开详细调查，确认相关证人并收集相关文件。这些文件可按不同分类整理成材料包，便于在正式听证会上供各方参考。此外公司应委任一名检察代表（prosecutor officer），代表公司在听证会上通过出示证据的方式指控员工的行为不当，并盘问证人。此代表需精通内部调查流程，以确保在调查过程中出现问题时，能自信、稳妥地完成内部调查的全过程。

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第四步： 进行内部审查听证会 (hearing of Domestic Inquiry)

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检察代表会作为控方通过提供有直接知情的证人及书面证据来陈述其立场。被指控的员工可以通过代表，在反对质询阶段盘问公司证人。

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在这之后，被指控的员工可以通过证人以及出示文件提出辩护，而公司的代表也可以在对质询阶段盘问员工证人。

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在这期间所有的过程将被书面以及录音记录下来。这种记录的优势在于，不仅能够捕捉到员工、调查小组成员以及控辩双方的言行，还能记录他们的身体举止、语调以及其他在书面记录中可能无法反映的信息。

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第五步: 公司决定(Company’s decision)

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听证会结束后，调查委员会讨论并研究双方提交的证据。主席将调查结果和建议提交给管理层，以便其做出最终的决定。

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公司的决定可以是解雇该犯错员工，或者是惩罚员工如降级扣新处罚等等。

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需注意： 在进行内部调查后，如果犯错员工不满意公司的解雇，他还是可以向劳资关系部投诉。但是这并不代表内部调查是没有用的。因为如果公司已经进行内部调查，当案件在工业法庭审理时，公司法律代表可以直接引入内部调查的记录以及员工当时的回复作为证据（员工可能在当时已经承认犯错）。这可直接用来推翻犯错员工的恶意投诉证明公司辞退决定是有正当理由且符合规定的。

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以上是我们今天分享关于Domestic inquiry的法律，如果你有关于劳工法的问题，您可以通过WhatsApp联系我们: https://wa.link/q3kmv5

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